Introduction

1. Qu'est-ce qu'un budget participatif étudiant ?

Le budget participatif étudiant est un processus permettant à la communauté universitaire de proposer, puis de choisir des projets à destination des étudiant.es de l’Université Lumière Lyon II, dans la limite d’une enveloppe budgétaire d’un montant total de 40 000 euros.

Les participant.es peuvent ainsi proposer des projets qui répondent aux besoins et aux attentes des étudiant.es. L’Université entend ainsi impliquer concrètement sa communauté dans son processus de décision et de réalisation des projets.

Le règlement ci-dessous présente le cadre de ce budget participatif : 

  1. Quel est le budget prévu ?
  2. Qui peut déposer un projet ?
  3. Quels types de projets peuvent être déposés ?
  4. Comment déposer un projet ?
  5. Comment les projets sont-ils analysés ?
  6. Comment les projets à réaliser sont-ils sélectionnés ?
  7. Quel est le suivi de la réalisation des projets ?

2. Calendrier du budget participatif de l'Université Lumière Lyon II

  • Phase de dépôt des projets : 16 septembre - 13 octobre 2019
  • Phase d'analyse des projets : 14 octobre - 2 décembre 2019
  • Phase de vote : 5 décembre - 20 décembre 2019
  • Annonce des résultats : Janvier 2020
  • Réalisation prévisionnelle des projets : Janvier - septembre 2020 en fonction de la nature des projets et des besoins d'études ou de marchés

Article 1 - Quel est le budget prévu ?

Une enveloppe financière de 40 000€ est dédiée à la réalisation des projets issus de cette démarche. Chaque projet déposé ne devra pas dépasser le montant maximal, fixé à 40 000 € soit le budget total du budget participatif.

La démarche ne donne lieu à aucune indemnisation. De même, les lauréat.es n’auront droit à aucune rémunération : les projets déposés doivent donc être des projets liés à des dépenses d’investissement, qui n’appellent pas de dépenses importantes de fonctionnement.

Article 2 - Qui peut déposer un projet ?

Le dépôt des projets est ouvert à l’ensemble de la communauté universitaire disposant d’une adresse email “univ-lyon2.fr”, à savoir

  • Les étudiant.es inscrit.es dans l'établissement ;
  • Le personnel de Lyon 2 (enseignant.es et BIATSS)

Les projets sont émis à titre individuel ou à titre collectif. Les projets collectifs doivent être proposés par des associations agréées Lyon 2. Si vous êtes une association, vous êtes invités à le renseigner lors de votre inscription sur la plateforme en remplissant le champ “statut”. 

Article 3 - Quels types de projets peuvent être déposés ?

Les projets déposés porteront exclusivement sur les implantations de l'Université, à savoir : 

  • le campus Berges du Rhône
  • le campus Porte des Alpes
  • le site Rachais

Les projets doivent respecter les critères de sélection suivants : 

1.1. Bénéficier au plus grand nombre d'étudiant.es

Les projets proposés doivent favoriser l’intérêt des étudiant.es de l’Université et bénéficier au plus grand nombre. Cela signifie que les projets éligibles ne doivent pas favoriser une catégorie réduite d’étudiant.es ni bénéficier à un individu.

1.2. Relever des compétences de l'Université

Les projets doivent être du ressort des compétences et des missions de l’Université telles que définies par le code de l’éducation, et du périmètre de la Contribution à la Vie Etudiante et du Campus (santé, sports, culture, vie du campus, accompagnement social , accueil des étudiant.es,….). Les compétences de l’Université recoupent notamment les dépenses relatives aux campus de l’Université : équipements, aménagements et animation. 

Seuls les projets d’intérêt général visant à aménager les campus de l’université (espaces intérieurs et extérieurs) et/ou améliorer le quotidien des étudiant.es peuvent être proposés. Ces projets doivent pouvoir être mis en œuvre concrètement à partir du second semestre de l’année universitaire.

Disposition spécifique sur le campus Berges du Rhône : Le plan Campus qui vise à réhabiliter la quasi-totalité des bâtiments du site, est en cours de déploiement sur ce site. Les projets proposés pourront toucher l’ensemble des aménagements intérieurs de ce campus. Par contre concernant les aménagements extérieurs seules les zones déjà réhabilitées (Demeter côté nord et est, Athena, Clio et Gaia) dans le cadre du plan campus pourront etre l’objet d’aménagement extérieurs.

Sur tous les campus, sont exclus les projets :

  • entraînant des frais de fonctionnement ou d'entretien trop importants ;
  • nécessitant l'acquisition de biens immobiliers (bâtiment, terrain nu) pour sa mise en oeuvre ;
  • se substituant aux devoirs de l'université (ex : gros travaux de rénovation, aménagement d'un accès aux personnes à mobilité réduite, etc.) ; 
  • contraires à la politique de développement durable de l'université (ex : projet impliquant un gaspillage d'eau ou d'électricité) ; 
  • relevant d'un projet d'études tels qu'un projet tutoré.

1.3. Être en conformité avec les règles en vigueur

Les projets doivent être conformes au droit et aux règles en vigueur, et notamment au règlement intérieur de l’Université. Par exemple, les projets doivent être conformes au respect des libertés et de la laïcité, ou encore aux objectifs de développement durable de l’Université.

1.4. Ne pas dépasser le montant maximal de 40 000€ (montant global du budget participatif)

Les projets ne doivent pas dépasser un budget maximal, fixé à 40 000 € par projet.

1.5. Relever de dépenses d'investissement et/ou de fonctionnement

Les projets déposés peuvent être des projets d’investissement et/ou de fonctionnement.

Les dépenses d’investissement correspondent à l’amélioration ou à l’enrichissement du patrimoine de l’Université : aménagement d’espaces, équipements, etc.

Les dépenses de fonctionnement éligibles sont des dépenses liées à la gestion des projets ou dépenses d’animation : achats de services et de prestations… 

1.6. Ne pas être en contradiction avec des projets déjà prévus

Les projets ne doivent pas être en contradiction avec des projets déjà en cours ou prévus par l’Université.

1.7. Être réalisable dans un délai maximum de 9 mois

Les projets doivent pouvoir être réalisés dans un délai de 9 mois (dont 3 mois consacrés à la réalisation), en fonction de la nature des projets et des besoins d’études ou de marchés.

Article 4 - Comment déposer un projet ?

4.1. Déposer un projet (16 septembre - 13 octobre 2019)

Le dépôt des projets se fait en ligne. sur la plateforme https://jeparticipe.univ-lyon2.fr. Pour cela, il suffit de vous inscrire grâce à votre adresse email @univ-lyon2.fr, en créant un pseudonyme et un mot de passe. 

4.2. Accompagnement des porteurs/euses de projet lors du dépôt

L’Université s’engage à accompagner les étudiant.es dans la construction de leurs propositions. Pour cela, l’équipe de la vie étudiante ([email protected]) se tient à la disposition des étudiant.es pour : 

  • Répondre à vos questions concernant la règlement et les critères d'éligibilité. Attention, cela ne peut se substituer à l'analyse des services qui sera réalisée ultérieurement et aucune indication sur l'éligibilité de votre projet ne pourra vous être apportée à ce stade ;
  • Organiser des ateliers d'idéation, avec Animafac, pour favoriser l'émergence de projets.

La participation à ces services n'est en rien obligatoire. Elle ne conditionne ni le dépôt des projets ni leur recevabilité. 

Par ailleurs, toute question peut être adressée à l'adresse mail suivante : [email protected].

Article 5 - Comment les projets sont-ils analysés ?

La faisabilité technique, juridique et financière sera vérifiée par les services compétents. La phase d’étude de la faisabilité des projets se déroule en plusieurs temps :

  1. Étude de recevabilité : L’équipe de la vie étudiante chargée du budget participatif s’assure que le projet respecte bien les critères de recevabilité fixés à l’Article 3 du présent règlement, le cas échéant, après avoir s’être assuré du concours des services concernés ;
  2. Étude de faisabilité : Les services compétents étudient la faisabilité juridique et technique ;
  3. Estimation financière : Les services réalisent une estimation du coût du projet.

Si nécessaire, les services pourront prendre contact avec les porteurs/euses de projets pour obtenir plus de précisions et clarifier certains aspects du projet, afin de pouvoir en faire l’analyse. 

Les projets pourront ainsi être amendés par les services, en accord avec le/la porteur/euse, au cours de la phase d’analyse. Aucun amendement ne sera apporté à un projet sans l’accord du porteur. Toute modification réalisée sur un projet en accord avec les services pendant la phase d’analyse sera indiquée en toutes lettres sur la fiche projet disponible sur la plateforme.

Les porteurs/euses de projets pourront également se voir proposer de fusionner leur projet avec d’autres projets lorsque ceux-ci sont similaires : si des projets font l’objet d’une fusion, une mention sera présente au moment du vote.

Pour assurer une parfaite transparence de la démarche, le motif de rejet des projets sera publié sur la plateforme en ligne à la fin de la phase d’analyse, et leurs initiateurs en seront informés par courriel

L’intégralité des projets, qu’ils soient soumis au vote ou non, resteront visibles publiquement sur la plateforme en ligne, ainsi que leur motif d'irrecevabilité le cas échéant.

Article 6 - Comment les projets à réaliser sont-ils sélectionnés ?

6.1. Voter pour les projets (5 décembre - 20 décembre 2019)

Les projets ayant été déclarés comme recevables lors de la phase d’analyse sont soumis au vote sur la plateforme, du 5 décembre au 16 décembre 2019.

Le vote des projets est ouvert au personnel et étudiant.es disposant d’une adresse email “univ-lyon2.fr”.

Le vote se réalise : 

  • en ligne sur la palteforme https://jeparticipe.univ-lyon2.fr. Pour cela, il suffit de vous inscrire grâce à votre adresse email @univ-lyon2.fr, en créant un pseudonyme et un mot de passe. N’oubliez pas de valider votre adresse email en cliquant dans le lien du courrier électronique qui vous est envoyé. Sans cette validation, vos votes ne seront pas pris en compte. Une fois connecté, vous pouvez cliquer sur le bouton Voter sur la proposition choisie et valider votre vote.
  • en présentiel grâce à la présence de vacataires étudiant.es équipé.es de tablettes numériques sur les campus. Vous serez alors accompagné.es, de la création de votre compte jusqu'à votre vote. 

Chaque participant peut voter pour les projets de son choix dans la limite de l'enveloppe du budget participatif, de 40 000€.

6.2. Accompagnement à la mobilisation

Lors de la phase de vote, les porteurs/euses de projets peuvent être amenés, s’ils le souhaitent, à mobiliser autour d’eux et à communiquer pour leur projet. 

À cet effet, l’Université met à disposition des porteurs/euses de projet l’organisation de réunions publiques ou ateliers permettant aux porteurs de projets qui le souhaitent de présenter leur projet et d’échanger à son sujet.

6.3. Sélection des projets à réaliser 

Les projets réalisés sont sélectionnés par ordre décroissant du nombre de voix, dans la limite de l’enveloppe budgétaire allouée, d’un montant de 40 000€ au total.

Si le dernier projet retenu dépasse l’enveloppe totale du budget participatif d’un montant de 40 000 € :

  • des financements extérieurs seront recherchés afin que le projet puisse être réalisé tel qu’il a été déposé par le porteur.
  • le projet sera amené à être amendé en accord avec son porteur, afin que celui-ci rentre dans le budget restant. Le porteur de projet est en droit de refuser ces amendements.

En cas d’égalité des deux derniers projets, sans que le financement des deux soit possible, la priorité sera donnée au projet le plus rapidement réalisable.

La liste officielle des projets retenus sera publiée sur la plateforme à l’issue de cette période de vote.

Article 7 - Quel est le suivi de la réalisation des projets ?

L’Université mettra tout en œuvre pour réaliser les projets retenus dans un délai de 9 mois. La commission CVEC (Contribution à la Vie Etudiante et du Campus) de l’Université Lumière Lyon 2 sera mobilisée pour s’assurer du suivi de la réalisation des projets

Par ailleurs, il sera possible de suivre la réalisation des projets via la plateforme, grâce à la frise de réalisation des projets qui se trouve dans la fiche de chaque projet.